基本的な機能

文書管理システムは業務を円滑に進めるために必須

様々な管理システム

パソコンを操作する人

文書管理システムで問題解決

企業や部署ごとに問題を抱えています。その問題の解決のためにも管理システムを導入してみませんか?文書管理システムで解決出来る問題もいくつもあるのでどんな問題が解決出来るか知っておきましょう。

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オフィス

クラウド管理で情報共有

データの管理や保存はパソコンの保存容量によって異なってきます。業務によっても必要なデータは変わってきますが、クラウド管理を利用すれば保存容量に気を使うことなく仕事を行なうことが出来ますよ。

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文書管理システムの基本

紳士

文書管理システムとは

会社でもよく使う文書管理システム。この文書管理システムとはメールや電子化された文書を、複数人で共有したり管理することを目的に利用されているシステムになります。多くの企業で文書管理システムが導入されているのです。

文書管理の基本機能について

文章管理システムには様々な基本機能が含まれております。主に表計算ソフトや文章作成ソフト、プレゼン作成用ソフトなどをまとめて管理出来るようになっており、文書集中管理機能と呼ばれていることが多いです。

多くの文章の中から検索する

文書検索機能は多くの文書管理システムに含まれています。様々な文章を管理している中から、自分が探したいキーワードを入力すれば簡単に該当するデータを表示してくれる便利な機能になっています。

勝手に削除ができない

パソコンの操作に慣れていない場合、データの削除を間違って行なう方もいるでしょう。こうしたトラブルを避けるためにも文書管理システムでは個別でセキュリティをかけたり、重要なデータは管理者のみしか触れないようにする機能がついています。

文書管理システムの導入で得られるメリット

資源を無駄にしないペーパーレス

最近では資源を大切にするための取り組みとして様々な規制があります。またエコ活動に企業全体で取り組むことで多くの資源が守られるのです。それだけでなく、紙材を減らすことで出費を減らすことにも繋がります。

調べたりまとめたりする作業の効率化

文書管理システムではよくデータ化された文書をまとめたり、管理しているデータの中から調べたりします。その作業の効率化として検索機能を利用したり、別ツールと併せて使うことで効率化を図ることが可能になるのです。

情報漏えいを防ぐセキュリティ強化

情報漏えいは企業にとって大きな痛手になります。企業の信用にも繫がる重要な部分になりますので、セキュリティ面で管理者権限があれば情報が漏れることもなくなるので安心できるでしょう。

部署・チーム別に管理するバージョン管理

企業には様々な部署があります。これらの部署で使用しているソフトやシステムは違ってきますが、システムのバージョン管理を部署ごとで分けておけば使い勝手も良くなります。

自宅や出先でも確認できるモバイル対応

文書管理システムではスマートフォンなどで管理できるものもあります。そのため、会社から離れた場所にいても管理する事が出来るので利便性がよく、緊急時にも役に立つのです。

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